VOGIN
Hieroo Utrecht
Bij VOGIN heeft Claudia als Medewerker Communicatie een sleutelrol gespeeld in de organisatie van de eerste editie van het VOGIN Jaarcongres Omgevingskennis. Dit congres richt zich op professionals die zich bezighouden met nieuwsmonitoring, omgevingsanalyse, onderzoek en media-analyse, en werd opgezet om deze onderbelichte doelgroep samen te brengen.
Achtergrond
VOGIN werd opgericht in 1977, kort nadat online informatie zijn intrede deed. Het doel van de stichting was om de belangen van haar leden te behartigen op het gebied van het gebruik van nieuwe interactieve informatiesystemen. Ondertussen is online informatie binnen iedereens handbereik en onderdeel van ons dagelijks leven, maar de pioniersgeest van VOGIN blijft springlevend.
In veel organisaties werken omgevingsanalisten onder verschillende functietitels, vaak als eenmans- of kleine teams. VOGIN zocht actief naar de behoeften van deze professionals om hen te ondersteunen in hun ontwikkeling. Uit deze gesprekken kwam naar voren dat er een sterke behoefte was aan het uitwisselen van ervaringen, het ontmoeten van vakgenoten, en het gezamenlijk verder ontwikkelen van kennis om meer impact te kunnen maken met de gemaakte analyses. Om aan deze behoefte te voldoen, besloot VOGIN een congres te organiseren, het eerste in zijn soort voor deze doelgroep.
Vraag
Claudia werd gevraagd om als Medewerker Communicatie een communicatie- en PR-plan op te stellen en uit te voeren, met als doel een succesvolle eerste editie van het VOGIN Jaarcongres Omgevingskennis te realiseren. Daarnaast moest ze de basis leggen voor een duurzame communicatiestrategie die ook voor mogelijk toekomstige edities gebruikt kon worden.
Aanpak
In de eerste week van de opdracht was het idee van de organisatie om ook meteen al de eerste communicatie uit te sturen. Dit betekende dat er tegelijkertijd een duurzaam communicatie- en PR-plan moest ontwikkelen en de eerste content moest produceren. Claudia legde de ideeën van de organisatie gestructureerd vast en stelde een actieplan op voor de drie maanden voorafgaand aan het congres. Met haar eerdere ervaring introduceerde ze nieuwe ideeën en integreerde deze waar mogelijk in de al drukke planning.
De grootste uitdaging bij deze eerste editie was de flexibiliteit die nodig was vanwege de vele openstaande beslissingen. Claudia richtte zich op het behalen van de gestelde doelen en paste de planning aan waar nodig om zo veel mogelijk te realiseren in de korte tijd die beschikbaar was. Ze legde de nadruk op consistentie in de communicatie, zowel tekstueel als visueel, om een herkenbare en aansprekende boodschap over te brengen naar de doelgroep.
Resultaat
Claudia stelde een communicatie- en PR-plan op met meetbare doelen. Hoewel de korte voorbereidingstijd betekende dat niet alle doelen volledig konden worden bereikt, slaagde ze erin een groot aantal mensen te bereiken, en werd het congres door de deelnemers als een groot succes ervaren.
Naast het creëren van herbruikbare plannen voor toekomstige edities, lanceerde Claudia een podcastserie, ontwikkelde ze online content, en zette ze de eerste stappen in het vormgeven van een consistente visuele en tekstuele stijl voor het VOGIN Jaarcongres Omgevingskennis. De prestaties van de online content werden zorgvuldig bijgehouden om inzicht te krijgen in wat goed aansloeg bij de doelgroep.
De opdracht werd overgedragen aan Sterre de Graaf van Hieroo Groningen, die al vroeg in het jaar betrokken wordt bij de voorbereiding van de volgende editie, om voort te bouwen op het succes van het congres.