Procesoptimalisatie en innovatie bij Trivire: verbinden van vastgoed en wonen

Achtergrond

Trivire is een woningcorporatie die ruim 14.000 woningen verhuurt in Dordrecht, Zwijndrecht en Hendrik Ido Ambacht. Hiermee is Trivire de grootste woningeigenaar en woningverhuurder in Zuid-Holland-Zuid. Hun aanbod varieert van eengezinswoningen tot maisonnettes, flatwoningen, benedenwoningen en bovenwoningen. Daarnaast verhuurt Trivire ook garages en andere parkeervoorzieningen, winkels en kantoren en bergingen. Als woningcorporatie richt Trivire zich vooral op mensen met lagere inkomens. Juist hen willen zij een woning met een passende huurprijs kunnen bieden.

Trivire is een stichting en heeft geen winstoogmerk. Hun bedrijfsresultaten staan in dienst van maatschappelijke doelen, in lijn met hun visie gericht op bijzondere doelgroepen met een lager inkomen, betaalbare huurprijzen, duurzaamheid en energiebesparing en het bieden van een inspirerende werkomgeving.

Vraag

Jonge Consultant Maaike werd gevraagd om in haar rol als adviseur procesoptimalisatie in helicopterview overwicht te houden van de processen en ontwikkelingen in de vastgoed afdeling. De afgelopen jaren binnen Trivire waren bewegelijk en de organisatie is een verandering richting resultaatgerichte ketensamenwerking aan het doorvoeren, die één kwaliteitsstandaard hanteert. Dat vraagt draagvlak vanuit de gehele organisatie, waarbij de dynamiek en samenwerking in de verschillende teams erg divers is. De functie van Maaike heeft weinig kaders. De vorige adviseur was een aantal maanden voor haar komst overgestapt naar een andere afdeling en dat gaf ruimte voor een creatieve en frisse invulling van de functie. In haar opdracht is ze bij diverse projecten betrokken als aanjager van vooruitgang en verbinder tussen de verschillende teams, om ervoor te zorgen dat iedereen inspraak heeft en onderdeel is van de verbeteringen.

Aanpak

De eerste weken waren gevuld met kennismakingsgesprekken en overleggen om bekend te raken met de structuur van de organisatie en om de mensen binnen Trivire te leren kennen. In gesprek heeft Maaike samen met de teamleiders de kaders bepaald van haar functie. Zo wordt ze ingezet als de schakel tussen beleid, management en de opzichters en aannemers van onderhoud en beheer. Ze gebuikt haar verse ‘outsiders-blik’ om verbeterpotentieel te signaleren tussen de verschillende teams. Binnen de afdeling Vastgoed is Maaike aanjager van de ontwikkeling van het nieuwe prijzenboek, die gebuikt wordt om prijs- en uitvoeringafspraken te maken met co-makers; de implementatie van het asbestbeleid; de optimalisatie van het verhuurmutatieproces en de integrale samenwerking met de co-makers. Binnen afdeling Wonen faciliteert Maaike voor de mutatieopzichters een Academy, een langdurig proces waarin men van elkaar leert om door dezelfde ‘kwaliteitsbril’ te kijken. De ambitie is om gedurende het traject ook andere teams, zoals de verhuurmakelaars of reparatieopzichters, aan te haken om samenwerking en de kwaliteitsstandaard te verbeteren. Versterkend aan dit proces is Maaike ook verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een communicatietool (beeld/kwaliteit boekje) voor deze teams. Daarnaast is Maaike betrokken van de implementatie van een nieuwe inspectieapp voor de mutatieopzichters.

Resultaat

- Een marktconform prijzenboek met receptuur die aansluit bij de normen van Trivire.
- Een geïmplementeerd asbestbeleid die aansluit op de huidige processen van de integrale samenwerking met de ketenpartners.
- Een goede samenwerking met de co-makers waarin men samen groeit naar de kwaliteitstandaard die Trivire ambieert.
- Een multi-inzetbare communicatietool die de beleidsrichtlijnen ondersteund met beeldmateriaal voor diverse teams zodat iedereen dezelfde kwaliteit hanteert.
- Een nieuwe inspectieapp die optimaal functioneert en vele handmatige handleidingen en processen automatiseert.